De mogelijkheden van een virtuele receptie

Steeds meer bedrijven in Nederland maken bewust de keuze om over te stappen op een virtuele receptie. In dat geval zijn er geen mensen meer verantwoordelijk over het opvangen van gasten die binnenkomen bij een evenement. In plaats van een fysieke balie is er voortaan sprake van een virtuele balie. Je hoeft dus niet meer te denken aan een fysieke plek waar gasten zich aanmelden. Gasten kunnen via de telefoon of via de tablet inloggen en zodoende zich aanmelden via de virtuele receptie. Dit is een eigenhandig systeem, wat gepaard gaat met vele voordelen. Je kunt hiermee het huren van onnodig personeel voorkomen. Verder is er nog steeds sprake van virtuele assistentie.

Persoonlijke gegevens

Bij een virtuele receptie kun je denken aan het invullen van een vragenlijst, gericht op het bieden van ondersteuning voor de organisatoren van een evenement. Er is sprake van een manier waarop mensen zelfstandig hun gegevens kunnen invullen. Dit kunnen zij doen wanneer zij daar tijd voor hebben. Verder geldt dat ze hun naam kunnen invullen en de tijdstippen waarop ze aanwezig kunnen zijn. Bij het afmelden is het eveneens van belang om dit aan te geven via de app. Hierdoor weten de leiders van de avond wie aanwezig is in het gebouw, in het geval er bijvoorbeeld een brand uitbreekt. Je kunt kiezen voor een systeem van Reflex-Online.com. 

Eenvoudig en flexibel

Het levert verschillende voordelen op om te kiezen voor een systeem, gericht op het bieden van virtuele ondersteuning bij registratie. Je moet hierbij echter oog houden voor een systeem dat voor iedereen te begrijpen is. Denk hierbij onder andere mensen van een vorige generatie, die wellicht niet zijn opgegroeid met moderne technologie. Je kunt kiezen voor een systeem met eenvoudige software, waardoor de werkwijze voor iedereen begrijpelijk is. Verder is er sprake van een flexibel systeem, aangezien mensen zelf de registratie kunnen verrichten hoef je hier geen personeel meer voor in te zitten. Je bespaart dus op receptiekosten. 

Contact met de klanten

Ondanks dat je de mogelijkheid hebt om alles zelfstandig in te vullen, is er eveneens sprake van virtuele ondersteuning. Er is klantencontact, waar je terecht kan om vragen te stellen. Bij ieder systeem is er een hulpmethode geïntegreerd, waardoor bezoekers gemakkelijk hulp kunnen krijgen. Er zijn verschillende systemen waaruit je kunt kiezen. Bij de definitieve methode is het belangrijk om rekening te houden met de prijs, de methode en de bijbehorende techniek.